Eine juristisch korrekte Rechnung – was ist notwendig?

Der erste Schritt, um an sein Geld zu kommen ist eine korrekte Rechnung. Deshalb sind hier die Anforderungen an eine Rechnung aufgeführt.

Ein Unternehmer ist in der Regel dazu verpflichtet, seinem Kunden gegenüber mit einer Rechnung abzurechnen. An diese Rechnung sind eine Fülle an Anforderungen zu stellen, sowohl hinsichtlich des Forderungsmanagements als auch wegen des Finanzamtes.

Um weitergehende Schritte im Bereich Forderungsmanagement und Inkasso gehen zu können, muss der Kunde in Verzug sein, dazu muss die Rechnung ein Zahlungsziel enthalten, das dann überschritten ist. Der Idealfall ist natürlich, dass der Kunde innerhalb des Zahlungsziels bezahlt. Tut er das nicht, dann sollte die offene Forderung ins Mahnverfahren gehen. Die einzelnen Schritte im Mahnverfahren werden in separaten Artikeln abgehandelt.

Das Zahlungsziel kann mit dem Kunden individuell verhandelt werden, typischerweise beträgt es zwischen 10 Tagen und 4 Wochen, oftmals verbunden mit der Möglichkeit, bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen mit Skontoabzug und bis 4 Wochen rein netto. Der Skontoabzug soll den Kunden dazu bringen, schnell zu bezahlen und so dem Unternehmen schnell die notwendige Liquidität zukommen zu lassen.

Anforderungen an Rechnungen

Juristisch korrekte Rechnungen sind innerhalb von sechs Monaten auszustellen. Wird gegen Vorschriften über die Ausstellung oder Aufbewahrung von Rechnungen verstoßen, kann das Finanzamt Bußgelder erheben.

Sollte ein Lieferant eine formal nicht korrekte Rechnung ausgestellt haben, dann kann das u.U. zum Verlust der Vorsteuerabzugsberechtigung für diese Rechnung führen. Für den Vorsteuerabzug ist es dabei entscheidend, dass eine korrekte Rechnung vorliegt, die alle formalen Voraussetzungen erfüllt. Es ist also im eigenen Interesse, jede einzelne Rechnung auf Richtigkeit zu prüfen. Sollte eine Rechnung also den juristischen und fiskalischen Vorgaben nicht entsprechen, dann sollte man vom Rechnungssteller eine korrekte neue Rechnung anfordern, hierauf hat man einen Rechtsanspruch.
Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, wichtig ist, dass sie insgesamt folgende Angaben enthält:

• der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Rechnungsempfängers,
• die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende Rechnungsnummer,
• die Bezeichnung der Lieferung oder sonstigen Leistung,
• der Zeitpunkt der Leistung,
• Nettoentgelt
• sowie ggf. im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen,
• Steuersatz und -betrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
• und Hinweis auf Rechnungsaufbewahrungspflicht bei Grundstücksleistungen.

und fürs Forderungsmanagement:

• Zahlungsziel

Erleichterungen für bestimmte Rechnungen:Die formalen Voraussetzungen müssen bei Rechnungen bis zu einer Höhe von 150 EUR nicht alle erfüllt sein. Hier reichen folgende Angaben aus:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Verträge als Rechnungen

Eine Rechnung muss nicht zwangsläufig als Rechnung bezeichnet werden. Auch Verträge können über die Leistung eines Unternehmers abrechnen. Zum Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers muss der Vertrag dann entweder die notwendigen Angaben enthalten oder durch entsprechende Papiere ergänzt werden (z. B. Lieferscheine).

Rechnungsnummer

Um eine fortlaufende Rechnungsnummer gab es immer wieder Diskussionen. So stellte die Oberfinanzdirektion Koblenz in einer Verfügung vom 14.07.2008 klar, dass es lediglich um die Einmaligkeit einer Rechnungsnummer geht und eben nicht um die zwangsläufige Vergabe der Rechnungsnummern als zahlenmäßige Abfolge. Die Vergabe der Rechnungsnummern soll dem Aussteller überlassen bleiben. Es kann sich dabei um Zahlen, Buchstaben oder eine Kombination aus beiden handeln.

---

Inkassobüro finden